• STRUKTUR, STRATEGI DAN PRESTASI


  •   
  • FileName: Struktur,_Strategi_dan_Prestast_PEngurusan_Fasiliti.pdf [read-online]
    • Abstract: Kertas kerja ini menyatakan tentang hubungkait di antara struktur organisasi, strategi serta ... pengurusan fasiliti; (b) mengenalpasti struktur. organisasi pengurusan fasiliti; (c) mengenalpasti prestasi pengurusan fasiliti; ...

Download the ebook

STRUKTUR, STRATEGI DAN PRESTASI
PENGURUSAN FASILITI
Disediakan Oleh :
Tuti Haryati Binti Jasimin, Abd Hakim Bin Mohammed
Jabatan Pengurusan Harta Tanah
Fakulti Kejuruteraan & Sains Geoinformasi
Universiti Teknologi Malaysia
81300 Skudai, Johor.
Abstrak :
Kertas kerja ini menyatakan tentang hubungkait di antara struktur organisasi, strategi serta
prestasi bagi pengurusan fasiliti dalam sesebuah organisasi. Ini merujuk kepada permasalahan
yang timbul dalam institusi perbankan di mana pengurusan fasiliti yang dijalankan tidak
mempunyai struktur organisasi tersendiri. Ini bermakna tiada pengkhususan yang dijalankan
terhadap pengurusan fasiliti. Pengurusan fasiliti juga diuruskan oleh mereka yang bukan dalam
bidang yang berkaitan. Ini akan menyebabkan pengurus fasiliti menjalankan pengurusannya
berdasarkan trial and error. Selain itu, organisasi perbankan hanya mempertimbangkan
pengurusan fasiliti sebagai fungsi operasi sahaja tanpa mempertimbangkan bagaimana fasiliti
boleh memberikan faedah terhadap aktiviti utama organisasi untuk jangka masa panjang. Objektif
kajian ini ialah: (a) mengenalpasti strategi pengurusan fasiliti; (b) mengenalpasti struktur
organisasi pengurusan fasiliti; (c) mengenalpasti prestasi pengurusan fasiliti; dan (d) Mengkaji
hubungan antara strategi, struktur organisasi dan prestasi pengurusan fasiliti. Skop kajian ini
meliputi organisasi perbankan utama di Malaysia. Kajian ini dijalankan dalam empat peringkat
iaitu kajian literatur, kajian awal, kajian soal-selidik dan pengesahan hasil kajian. Kajian literatur
akan ditumpukan terhadap strategi, struktur organisasi dan prestasi pengurusan fasiliti. Kajain
awal merupakan temubual dengan pihak industri bagi mendapatkan maklumbalas terhadap hasil
kajian literatur. Kajian soal-selidik pula diperlukan bagi mendapatkan pandangan industri secara
keseluruhan tentang perkara yang dikaji. Akhir sekali pengesahan kajian akan dibuat bagi
mengukuhkan hasil kajian supaya relevan dengan keperluan industri. Hasil penemuan
penyelidikan dijangka dapat memberikan suatu gambaran tentang kepentingan hubungan antara
strategi dan struktur organisasi dalam mencapai prestasi pengurusan fasiliti yang cemerlang.
Kata Kunci : Pengurusan Fasiliti, Struktur Organisasi, Strategi Pengurusan Fasiliti, Prestasi
Pengurusan Fasiliti, Institusi Perbankan.
1.0 PENGENALAN
Kertas kerja ini disediakan bertujuan untuk menerangkan bidang penyelidikan yang hendak
dijalankan. Ia berkisarkan kepada penerangan terhadap penyataan masalah, objektif
penyelidikan, kajian literatur serta metodologi yang terlibat.
Fasiliti dan organisasi merupakan dua elemen yang saling berkait rapat antara satu sama lain. Ini
kerana fasiliti sering dikaitkan dengan pencapaian matlamat bagi sesebuah organisasi. Terdapat
lima sumber utama dalam sesebuah organisasi sama ada organisasi berbentuk keuntungan
ataupun tidak. Sumber-sumber tersebut adalah terdiri daripada pekerja, kewangan, masa,
teknologi dan fasiliti (Richard Normann, 1991). Sebagai sumber kelima dalam organisasi, ini
menunjukkan bahawa fasiliti memainkan peranan yang penting dalam proses perniagaan bagi
sesebuah organisasi.
Bagi organisasi perkhidmatan seperti bank, ketiga-tiga faktor iaitu fasiliti, pelanggan dan
perkhidmatan bertambah penting untuk diberikan perhatian. Ini kerana perkhidmatan merupakan
aktiviti utama bagi organisasi tersebut. Tumpuan yang perlu diberikan tersebut adalah
berdasarkan kepada konsep yang digunapakai bagi organisasi perkhidmatan. Ia terdiri daripada
tiga faktor utama iaitu ‘intangibility’, perlakuan atau tingkah laku serta pengeluaran dan
penggunaan perkhidmatan.
2.0 PENYATAAN MASALAH
Organisasi perbankan merupakan salah satu organisasi perkhidmatan yang beroperasi di seluruh
pelosok tanah air. Dengan konsep perkhidmatan sebagai aktiviti utama bagi organisasi
perbankan, organisasi tersebut perlu menitikberatkan sistem perkhidmatannya bagi menjamin
kepuasan pelanggan dalaman mahupun luaran. Di sini dapat dilihat peranan fasiliti dalam
menyokong aktiviti utama bagi organisasi perbankan dalam usaha untuk mencapai matlamat
penubuhan organisasi. Ini kerana pengurusan fasiliti yang baik akan dapat menepati kehendak
dan keperluan pelanggan.
Walau bagaimanapun pengurusan fasiliti bagi organisasi perbankan hanya
mempertimbangkannya sebagai fungsi operasi sahaja. Kewujudan jabatan pengurusan fasiliti
hanya untuk melengkapkan perkhidmatan hari ke hari tanpa mempertimbangkan bagaimana
fasiliti boleh memberikan faedah terhadap aktiviti utama organisasi untuk jangka masa panjang
(Peter Barret, 1995).
Pada masa kini, pengurusan fasiliti di beberapa institusi perbankan adalah di bawah pengawasan
Unit Pengurusan Harta yang diketuai oleh seorang Chief Executive yang bukan dalam bidang
yang berkaitan. Kebanyakan dari mereka yang menjalankan pengurusan fasiliti tidak mempunyai
pemahaman dan kepakaran disebabkan kurangnya pengetahuan (Clark & Rees, 2000).
Pengurus fasiliti yang tidak berkelayakan berkemungkinan akan menjalankan pengurusan fasiliti
berdasarkan kepada trial and error. Keadaan ini akan memberi kesan ataupun risiko terhadap
keputusan yang akan dibuat berkenaan kewangan, kerja-kerja berkaitan tender dan kontrak
perkhidmatan dengan pemberi perkhidmatan (Norma Kassim, 2001).
Didapati juga bahawa fasiliti di organisasi perbankan tidak dirancang dan diuruskan dengan
strategik. Penubuhan Unit Pengurusan Harta juga tidak mempunyai misi yang jelas untuk
dilaksanakan manakala Kunci Penunjuk Prestasi tidak didokumenkan untuk dijadikan panduan
kepada kakitangan. Di sini dapat dilihat tentang kepentingan pengurusan fasiliti perlu untuk
diletakkan di peringkat strategik. Ini bagi membolehkan pengurus fasiliti dapat menguruskan
fasiliti secara sistematik dalam usaha untuk memberikan sumbangan kepada pencapaian objektif
organisasi (Norma Kasim, 2001). Selain itu, pengurusan fasiliti tersebut juga dapat menjadi
agenda utama bagi pengurusan atasan agar dapat dimasukkan ke dalam dasar di peringkat
strategik. Oleh yang demikian, segala permasalahan yang berkaitan dengan kewangan,
pertindihan kerja, masalah mendapatkan kelulusan pihak atasan dan lain-lain dapat diatasi
melalui perancangan strategik serta perlaksanaan kerja yang sistematik (Norma Kasim, 2001).
Fasiliti yang tidak dapat diuruskan dengan cekap dan efisien hanya akan menjadi beban kepada
organisasi memandangkan kos yang tinggi terpaksa ditanggung untuk menguruskannya. Sebagai
akibatnya, pelbagai aduan dan rungutan akan diterima dari pelanggan kerana ketidakcekapan
pengurusannya dalam memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan.
Oleh itu, penting untuk melihat kepada struktur organisasi yang dapat mempengaruhi kejayaan
pengurusan fasiliti berdasarkan kepada strategi yang digunapakai dalam pengurusannya. Ini
adalah bagi memastikan unit tersebut dapat menguruskan dan menyediakan segala fasiliti yang
dapat memenuhi kehendak pelanggan. Kombinasi di antara strategi dan struktur organisasi akan
membawa kepada pencapaian prestasi bagi pengurusan fasiliti. Ini kerana ketiga-tiga elemen
tersebut iaitu struktur, strategi dan prestasi adalah saling berkait dalam membentuk satu sistem
pengurusan fasiliti yang strategik dalam organisasi (Norma Kassim, 2001).
Merujuk kepada penyataan yang telah dibuat di atas, di sini timbul beberapa persoalan umum
dalam penyelidikan yang akan dijalankan iaitu :
i. Apakah strategi yang digunapakai dalam menjalankan pengurusan fasiliti?
ii. Adakah struktur organisasi pengurusan fasiliti bersesuaian dengan strategi yang
telah ditetapkan?
iii. Bagaimanakah prestasi pengurusan fasiliti berdasarkan kepada perlaksanaan
strategi dan struktur organisasi pengurusan fasiliti yang telah ditetapkan?
3.0 OBJEKTIF PENYELIDIKAN
Berdasarkan kepada penyataan masalah serta persoalan kajian yang telah dinyatakan, secara
keseluruhannya, penyelidikan yang dijalankan ini mempunyai empat objektif utama iaitu :
1. Mengenalpasti strategi pengurusan fasiliti.
2. Mengenalpasti struktur organisasi pengurusan fasiliti.
3. Mengenalpasti prestasi pengurusan fasiliti.
4. Mengkaji hubungan antara strategi, struktur organisasi dan prestasi dalam pengurusan
fasiliti.
4.0 KAJIAN LITERATUR
Dalam kajian literatur ini akan menerangkan tentang strategi, struktur organisasi, serta prestasi
bagi pengurusan fasiliti .
4.1 Strategi Pengurusan Fasiliti
Bagi menguruskan fasiliti dengan efisyen dan efektif, beberapa strategi yang mantap perlu
dibangunkan dengan merujuk kepada pelan perniagaan bagi sesebuah organisasi. Pemilihan
strategi pengurusan fasiliti yang terbaik akan memberikan kesan kepada objektif perniagaan,
segala keperluan dan juga polisi bagi sesebuah organisasi. Dalam subtopik seterusnya akan
diterangkan mengenai definisi serta proses-proses yang perlu dilalui dalam penbentukan strategi.
4.1.1 Definisi Strategi
Para sarjana telah mendefinisikan strategi dengan pelbagai maksud dan pengertian. Menurut
Kamus Dewan Edisi Ketiga (2002), perkataan strategi membawa maksud rancangan yang teratur
(yang memperhitungkan pelbagai faktor) untuk mencapai matlamat atau kejayaan.
Merujuk kepada Quinn (1980) pula, perkataan strategi telah didefinisikan sebagai corak atau
rancangan yang mengintegrasikan keseluruhan matlamat, polisi dan perbuatan bagi organisasi
secara keseluruhanya. Mintzberg (1994) pula menggambarkan strategi sebagai perancangan di
mana suatu petunjuk akan digunakan dalam menjalankan aktiviti pada masa hadapan. Selain itu,
beliau juga telah menggambarkan strategi sebagai suatu corak yang mana ianya berpandukan
kepada gelagat organisasi.
Strategi menurut Bowman (1897) pula ialah satu penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi di
antara sumber-sumber yang diperolehinya atau dimilikinya dengan ancaman-ancaman atau
risiko-risiko serta kesempatan ataupun peluang yang dicipta oleh persekitaran luaran di mana ia
beroperasi. Gambaran ini dapat ditunjukkan merujuk kepada Rajah 1.0. Dengan ini, strategi
boleh dilihat sebagai kunci hubungan di antara apa yang mahu dicapai (objektif organisasi)
dengan polisi yang menjadi panduan dalam melakukan aktiviti organisasi.
Antara salah satu definisi strategi yang boleh digunakan oleh organisasi adalah dengan merujuk
kepada penyataan yang dibuat oleh Johnson dan Scholes (1993). Beliau menyatakan bahawa
strategi dapat didefinisikan seperti berikut :
“.....the direction and scope of an organisation over the long term : ideally, which matches with
resources to its changing environment, and in particular its markets, customer or clients so as to
meet stakeholder expectations”.
Pertumbuhan Pesaing Di
Ekonomi Pasaran
SUMBER
Strategi diperlukan
untuk bertindak ke
atas manusia
Pelanggan Berminat Pembekal Bertambah
Terhadap Produk Baru Aggresif
Sumber : Lynch, 2003
Rajah 1.0 : Hubungan Strategi Terhadap Sumber dan Persekitaran Organisasi
Setelah meneliti kepada definisi-definisi yang telah dibincangkan di atas, di sini dapat
disimpulkan satu pengertian mengenai strategi. Secara keseluruhannya, strategi dapat dilihat
sebagai satu proses perancangan yang mengambilkira objektif, matlamat dan polisi bagi
sesebuah organisasi. Selain itu, perancangan yang dilakukan perlu mempertimbangkan faktor
persekitaran dan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi yang berkaitan. Strategi tersebut
perlu dilakukan dalam usaha untuk mencapai matlamat dan kejayaan bagi sesebuah organisasi.
4.2 Struktur Organisasi Pengurusan Fasiliti
Bagi mencapai matlamat sesebuah organisasi, sistem pengorganisasian adalah penting.
Pengorganisasian merupakan salah satu daripada aktiviti bagi pengurus fasiliti yang melibatkan
pelbagai aktiviti dalam menentukan kerja yang perlu dilakukan serta membuat pembahagian
kerja yang bersesuaian di kalangan pekerjanya. Selain itu, istilah pengorganisasian dapat
ditakrifkan sebagai penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara
yang berkesan agar matlamat dan objektif organisasi yang telah dirancang akan dapat dicapai
(Jaafar Muhamad, 2003). Menurut Stoner dan Wankel (1985), hasil daripada proses
pengorganisasian merupakan struktur organisasi. Ini kerana terdapat empat prinsip penting yang
wujud dalam organisasi iaitu pengkhususan kerja, proses skala dan kefungsian, jangkauan
pengurusan dan yang terakhir sekali adalah struktur.
Secara keseluruhannya, organisasi pengurusan fasiliti dapat juga dikenali sebagai satu
entiti yang terdiri daripada sekumpulan manusia yang berperanan dalam menguruskan fasiliti.
Rekabentuk organisasi menurut Stoner dan Wankel (1985) temasuklah perubahan dalam struktur
formal organisasi, aliran kerja, kuasa melapor dan juga autoriti. Menurut Norri (1990), antara
cabaran dalam merekabentuk organisasi adalah bagi menyesuaikan dengan teknologi baru iaitu
struktur yang memuatkan semua keperluan teknikal dan bukan teknikal serta mencampurkan
dengan kepakaran fungsi yang diperlukan. Ini kerana, sesebuah organisasi sangat berkait rapat
dan saling bergantungan terhadap persekitarannya. Pengurus akan membuat pelarasan
terhadap persekitarannya dengan cara pengembangan dan perlaksanaan rancangan bagi
organisasi mereka iaitu melalui perancangan strategi.
Struktur organisasi adalah berbeza berdasarkan kepada situasi yang berbeza. Terdapat
beberapa perubahan yang memerlukan organisasi bertindak lebih kreatif dalam menstrukturkan
semula sumber tenaga serta sumber-sumber lain dalam organisasi. Oleh yang demikian,
organisasi perlu untuk mengenalpasti pembolehubah yang dapat mempengaruhi struktur
organisasinya agar ia dapat dibentuk dengan tepat dan berkesan.
4.2.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi
Struktur organisasi bagi sesebuah firma pada kebiasaannya didefinisikan dalam pelbagai terma
komunikasi, kuasa serta aliran kerja. Sesebuah organisasi yang baru ditubuhkan hendaklah
menentukan bentuk ataupun struktur bagi organisasi tersebut. Ini hanya akan dapat dilakukan
setelah pihak pengurus menentukan jabatan-jabatan yang hendak diadakan, menentukan
tingkat-tingkat tanggungjawab, autoriti serta kebertanggungjawaban yang perlu diwujudkan.
Selain itu, bentuk struktur yang dipilih juga harus melahirkan sebuah pengurusan organisasi yang
berkesan supaya organisasi tersebut dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
Terdapat pelbagai bentuk dan jenis struktur organisasi yang wujud seperti jenis ringkas, jenis
fungsi, jenis bahagian, jenis matriks dan sebagainya. Walau bagaimanapun, hanya terdapat tiga
jenis struktur organisasi yang utama menurut Stoner dan Wankel (1995) iaitu struktur organisasi
mengikut fungsi, bahagian (division) dan matriks sebagaimana berikut:
i. Jenis Fungsi
Struktur organisasi jenis fungsi merupakan struktur yang biasa yang paling banyak dilakukan
dalam organisasi. Pembahagian struktur mengikut fungsi ini adalah berpandukan kepada fungsi
asas yang perlu dijalankan seperti pengeluaran dan pemasaran. Dalam struktur jenis fungsi,
kerja akan dibahagikan kepada subunit yang tertentu. Pembahagian tersebut adalah mengikut
kepada tahap kepakaran dalam bidang yang berkaitan. Struktur organisasi jenis fungsi ini juga
akan menyatukan semua mereka yang terlibat dalam satu aktiviti atau beberapa aktiviti yang
berkaitan dalam satu jabatan. Rajah 2.0 menunjukkan contoh struktur organisasi jenis fungsi.
Pembuatan Penjualan Kewangan Pekerja
Sumber : Stoner dan Wankel, 1995.
Rajah 2.0 : Struktur Organisasi Jenis Fungsi.
ii. Jenis Bahagian
Apabila sesebuah organisasi telah dibahagikan kepada beberapa bahagian, akan wujud
pengurus tambahan iaitu pengurus yang mengendalikan tugasan di setiap bahagian. Pengurus
ini akan wujud di antara pihak pengurusan atasan dan pengurus di bahagian fungsi. Struktur
organisasi jenis bahagian ini akan menyatukan mereka dalam satu unit kerja yang terlibat dalam
pengeluaran dan aktiviti pemasaran sesuatu keluaran yang berkaitan ataupun mengikut kepada
geografi yang tertentu ataupun mengikut kepada pelanggan tertentu. Rajah 2.1 akan
menunjukkan contoh struktur organisasi jenis bahagian.
Bahagian A Bahagian B
Pembuatan Kewangan Pembuatan Kewangan
Penjualan Pekerja Penjualan Pekerja
Sumber : Stoner dan Wankel, 1995.
Rajah 2.1 : Struktur Organisasi Jenis Bahagian
iii. Jenis Matrik
Dalam struktur organisasi jenis matrik pula, fungsi dan bahagian akan digabungkan secara
serentak dalam satu peringkat yang sama. Jabatan fungsi akan tetap mempunyai autoriti bagi
menentukan prestasi dan juga piawaian profesional bagi unit-unit mereka manakala jabatan
projek akan dibentuk apabila perlu bagi menjalankan program-program yang khusus. Anggota
pasukan akan diambil dari pelbagai jabatan fungsi dan melapor kepada seorang pengurus projek
yang bertanggungjawab bagi hasil kerja pasukan yang berkenaan. Struktur organisasi jenis
matriks ini akan menjadi penting sekiranya persekitaran luaran khususnya teknologi dan pasaran
adalah terlalu kompleks dan sentiasa mengalami perubahan. Rajah 2.2 menunjukkan contoh
struktur organisasi jenis matriks.
Pembuatan Penjualan Kewangan Pekerja
Kumpulan Kumpulan Kumpulan Kumpulan
Pembuatan Penjualan Kewangan Pekerja
Kumpulan Kumpulan Kumpulan Kumpulan
Pembuatan Penjualan Kewangan Pekerja
Kumpulan Kumpulan Kumpulan Kumpulan
Pembuatan Penjualan Kewangan Pekerja
Kumpulan Kumpulan Kumpulan Kumpulan
Pembuatan Penjualan Kewangan Pekerja
Rajah 2.2 : Struktur Organisasi Jenis Matriks
Sumber : Stoner dan Wankel, 1995
Walau bagaimanapun, ketiga-tiga jenis struktur tersebut mempunyai kebaikan dan keburukan
yang tersendiri sebagaimana yang dinyatakan di dalam Jadual 1.0
Jenis Struktur Kebaikan Keburukan
Fungsi Sesuai untuk persekitaran Melambatkan masa gerak
yang stabil dan dalam balas.
keadaan pasaran yang Menyebabkan berlakunya
kurang memerlukan inovasi sesak kerja kerana
dan pembaharuan, perlaksanaan kerja adalah
organisasi kecil yang kurang berjujukan.
pelbagai keluaran dan Tidak menggalakkan
pelanggan yang kurang pembaharuan serta
pelbagai. mempunyai perspektif yang
Memudahkan usaha sempit.
menggembleng kemahiran Mengaburkan
khusus dan menggunakan tanggungjawab bagi tugas
kemahiran tertentu di mana keseluruhan.
ia amat diperlukan.
Menjadikan penyeliaan lebih
mudah kerana setiap ketua
dan subordinat mempunyai
kemahiran yang tertentu.
Bahagian Sesuai untuk perubahan Menimbulkan konflik antara
yang cepat. tugas-tugas bahagian dengan
Kerja secara keseluruhannya matlamat keseluruhan
boleh diselaraskan kerana organisasi kerana kepentingan
kesemua aktiviti dan bahagian mungkin lebih
kemahiran akan diutamakan.
dikelompokkan dalam suatu Tidak menggalakkan
tempat di bawah satu ketua. penyelarasan antara
bahagian-bahagian dalam
organisasi.
Berlaku penduaan
kemahiran yang melibatkan
kos yang tinggi kerana setiap
bahagian mempunyai
kakitangan dan pakar yang
tersendiri.
Matrik Sesuai untuk projek yang Memerlukan lebih banyak
rumit. perbincangan antara jabatan
Memberikan kebolehubahan fungsi dan jabatan bahagian.
(fleksibiliti) kepada Menghadapi risiko
organisasi. penduaan usaha dan
Merangsang kerjasama pasukan-pasukan projek. Ini
antara disiplin. akan melibatkan kos yang
Membolehkan pakar-pakar tinggi.
dipindahkan ke bidang- Para pekerja mempunyai
bidang lain apabila terdesak. dua ketua. Keadaan ini
mungkin akan menimbulkan
konflik.
Sumber : Diadaptasi dan Diubahsuai Daripada Stoner dan Wankel, 1985;
Dessler, 1982 dan Institut Pengurusan Malaysia, 1999.
Jadual 1.0 : Kebaikan dan Keburukan Jenis Reka bentuk Struktur Organisasi
4.2.2 Keperluan Mereka Bentuk Struktur Organisasi Pengurusan Fasiliti Yang
Sesuai
Struktur organisasi yang dibentuk bukan sahaja memberi kesan terhadap produktiviti dan
ekonomi, akan tetapi ia turut memberi kesan terhadap kepuasan kerja yang dilakukan. Struktur
organisasi juga perlu dibentuk agar dapat menggalakkan penyertaan kakitangan yang
berkemahiran seterusnya dapat meningkatkan prestasi bagi syarikat yang berkenaan (Lynch,
2003). Secara keseluruhannya, keberkesanan sesebuah organisasi adalah dipengaruhi oleh
pembentukan struktur organisasi itu sendiri serta kakitangan yang wujud dalam setiap hierarki
struktur organisasi tersebut.
Bagi pengurusan fasiliti, struktur organisasi yang jelas dan sesuai juga akan membolehkan tugas
dan tanggungjawab dapat difahami dengan mudah di samping dapat memberikan faedah kepada
keberkesanan dan kecekapan pengurusannya. Cara bagaimana fasiliti diuruskan dan juga
kedudukannya dalam struktur organisasi induk juga akan memberi kesan kepada kejayaan
pengurusannya. Struktur organisasi yang dipilih serta proses-proses yang dijalankan turut
mempengaruhi penetapan sasaran prestasi, ukuran pencapaian dan juga kecekapan pengurusan
fasiliti (School of Estate Management, 1993).
Pembentukan struktur organisasi yang sesuai sangat penting kepada kejayaan pengurusan
fasiliti. Struktur organisasi tersebut akan menjadi garis panduan sebelum sesuatu tindakan
perlaksanaan dijalankan. Ini memandangkan pengurusan fasiliti boleh dijalankan di mana-mana
bahagian dalam organisasi iaitu samada di peringkat strategik, pertengahan mahupun operasi.
Pengurusan fasiliti yang efektif perlu menitikberatkan prinsip-prinsip dalam mereka bentuk
struktur organisasi yang terdiri daripada dua perkara iaitu pencapaian tanggungjawab
pengurusan yang berkesan serta pembahagian atau pengagihan tugas-tugas tertentu dengan
jelas (Brech, 1957). Corak struktur organisasi juga perlu ditumpukan kepada peningkatan mutu
kerja yang lebih berkesan di semua peringkat, menyelaras serta menyatukan objektif dan juga
aktiviti bagi unit-unit yang berasingan. Tanpa pelarasan tersebut, individu dan juga jabatan akan
hilang pegangan terhadap peranan-peranan mereka dalam organisasi (Wan Azmi Ramli, 1990).
Perancangan strategi merupakan satu langkah awal dalam proses pembentukan struktur
organisasi. Ia merupakan rangka kerja bagi setiap aktiviti organisasi yang boleh membawa
kepada perjalanan dan gerakbalas organisasi kepada yang lebih baik (Stoner dan Wankel, 1985).
Oleh yang demikian, pembentukan struktur organisasi yang sesuai dapat membantu dari segi :
a. Membolehkan organisasi bergerak mengikut arah sebagaimana yang telah ditetapkan.
Dalam perancangan strategi, pengurus fasiliti akan menentukan misi dan aktiviti
jabatannya selari dengan misi korporat organisasi. Dengan ini struktur organisasi jabatan
yang dibentuk akan membantu organisasi tersebut bergerak mengikut arah yang telah
ditetapkan.
b. Membantu pengurus fasiliti menguruskan fasiliti dengan cara yang terbaik melalui
penyatuan dan pelarasan kerja. Aliran kerja yang akan dilakukan akan diatur dengan
baik agar kerja dapat dijalankan dengan cekap. Masa pusingan kerja akan menjadi lebih
pendek melalui pemilihan pekerja yang sesuai yang berpengetahuan dan mahir dalam
bidang yang berkaitan. Keadaan ini sekaligus dapat meningkatkan produktiviti dan
meningkatkan nilai dengan kos efektif. Jangkauan pengurusan, delegasi dan autoriti
yang sesuai juga boleh membantu keputusan dibuat dengan tepat pada masanya.
c. Mampu bertindak balas dengan cepat kepada perubahan persekitaran. Pemilihan
struktur organisasi yang fleksibel yang dapat disesuaikan dengan persekitaran dapat
membolehkan organisasi bertindak cepat dalam menghadapi persekitaran yang cepat
berubah.
4.3 Prestasi Pengurusan Fasiliti
Penentuan dan penilaian prestasi bagi sesebuah organisasi merupakan satu proses yang amat
rumit (Khandwalla, 1977). Aktiviti dalam sesebuah organisasi hendaklah sentiasa cekap tanpa
mengira jabatan bagi memastikan organisasi tersebut bersifat dinamik dan mempunyai moral
yang tinggi (Bakhis, 1991). Tiada wujudnya kajian yang menggunakan data prestasi yang kukuh.
Walau bagaimanapun, pada tahun 1960 hanya terdapat tiga kajian sahaja yang bergantung pada
data prestasi bagi mengkaji hubungan di antara besarnya organisasi dan prestasi (Dalton et al,
1980).
Kajian yang telah dibuat oleh Godbout (1986) telah mendapati bahawa terdapat beberapa
elemen yang dapat memberi kesan terhadap prestasi sesuatu organisasi sebagaimana yang
berikut :
i. Kesan sosioekonomi.
ii. Kesan organisasi.
iii. Kesan pekerja.
iv. Kesan teknologi.
v. Kesan budaya organisasi.
vi. Kesan aset organisasi.
4.3.1 Definisi Prestasi
Pelbagai definisi yang dapat menggambarkan perkataan prestasi. Menurut Kamus Dewan Edisi
Ketiga (2000), prestasi bermaksud hasil yang telah diperoleh (dicapai dll) ataupun pencapaian.
Menurut LW Rue (1999), prestasi bermaksud darjah pencapaian tugasan yang merujuk kepada
kerja bagi setiap individu.
Philip Ricciardi (1996) pula menyatakan prestasi adalah produktif di darab dengan kualiti. Ini
dapat dilakukan merujuk kepada kedua-dua jumlah kerja yang dapat disiapkan serta nilai kerja
yang dilakukan terhadap pelanggan. Selain itu, menurut beliau lagi, prestasi juga membawa
maksud kebolehan untuk menyediakan keluaran yang benar pada cara dan masa yang betul
dalam satu usaha yang bersesuaian.
Berdasarkan kepada definisi tersebut, dapat disimpulkan bahawa prestasi merupakan satu
pencapaian terhadap tugasan yang diberikan sama ada individu mahupun organisasi.
5.0 METODOLOGI PENYELIDIKAN
Terdapat empat peringkat yang terlibat dalam menjalankan kajian ini. Peringkat-peringkat
tersebut dapat diterangkan melalui Rajah3.0.
KAJIAN LITERATUR KAJIAN AWAL
Konsep Strategi Kaedah temubual dengan
Konsep Struktur pihak industri bagi
Konsep Prestasi mendapatkan maklumbalas
terhadap litertur
PENGESAHAN KAJIAN SOAL SELIDIK
Pengukuhan hasil kajian Pengedaran borang soal
dengan mendapatkan selidik bagi mendapatkan
komen dari pihak industri pandangan tentang perkara
yang dikaji
Rajah 3.0 : Empat Peringkat Kajian
Secara keseluruhannya, terdapat empat objektif utama yang perlu dicapai bagi menyempurnakan
penyelidikan yang hendak dijalankan. Keempat-empat objektif tersebut adalah saling berkaitan
antara satu sama lain. Penentuan setiap objektif juga adalah berdasarkan kepada permasalahan
yang timbul dalam bidang yang telah ditetapkan. Subtopik berikutnya akan menerangkan
metodologi bagi setiap objektif yang hendak dicapai dalam kajian ini.
5.1 Mengenalpasti Strategi Yang Digunapakai Dalam Menjalankan Pengurusan
Fasiliti
Strategi akan wujud dalam semua peringkat organisasi sebagaimana yang ditunjukkan dalam
Rajah 4.0. Secara keseluruhannya, terdapat tiga peringkat strategi yang wujud dalam organisasi.
Peringkat-peringkat strategi tersebut adalah meliputi strategi di peringkat korporat, strategi di
peringkat unit-unit perniagaan dan strategi di peringkat operasi.
Strategi Peringkat Korporat
Strategi Peringkat
Unit Perniagaan
Strategi
Peringkat
Operasi
Sumber : Wheelen dan Hunger, 1983
Rajah 4.0 : Peringkat-peringkat Strategi
Strategi yang dibincangkan adalah tertumpu pada strategi di peringkat unit-unit perniagaan di
mana unit-unit perniagaan ini akan diwujudkan di peringkat korporat lagi. Unit perniagaan yang
dimaksudkan adalah lebih tertumpu pada unit pengurusan fasiliti sedia ada. Ia merupakan
strategi yang dibangunkan di peringkat bahagian bagi melengkapkan strategi korporat.
Tumpuannya adalah diberikan terhadap produk dan perkhidmatan yang seharusnya diberikan
kepada pasaran di mana mereka saling bersaing antara satu sama lain. Strategi unit-unit
perniagaan ini merupakan sebahagian daripada keperluan untuk keseluruhan organisasi. Oleh
yang demikian, strategi di peringkat ini akan saling berhubung dengan strategi yang dibangunkan
oleh korporat.
Dalam penyelidikan yang dijalankan, strategi akan ditumpukan di peringkat korporat iaitu sama
ada diperuntukkan ataupun tidak strategi pengurusan fasiliti. Penentuan strategi ini seterusnya
akan menjadi objektif terhadap penubuhan unit pengurusan fasiliti di peringkat unit-unit
perniagaan dalam organisasi. Strategi seterusnya akan ditumpukan kepada strategi yang
digunakan dalam menjalankan pengurusan fasiliti di peringkat unit-unit perniagaan dalam
organisasi perbankan.
Proses pengumpulan data akan melibatkan kaedah pengedaran borang soal selidik terhadap
pihak atasan dalam institusi perbankan serta pengurus fasiliti sedia ada yang bertanggungjawab
dalam menguruskan fasiliti di institusi tersebut.
5.2 Mengenalpasti Struktur Organisasi Jabatan Pengurusan Fasiliti
Organisasi telah dibezakan kepada dua sistem organisasi iaitu sistem mekanik dan sistem
organik (Burns dan Stalker,1961). Sistem mekanik merupakan struktur yang bersifat
pembentukan jabatan yang meluas, formalisasi yang tinggi, rangkaian maklumat yang terhad
serta kurangnya penyertaan ahli peringkat bawahan dalam membuat keputusan. Aktiviti
organisasi dalam sistem mekanik ini akan dibahagikan kepada tugas-tugas khusus yang
berasingan. Objektif dan autoriti bagi individu dan unit akan dijelaskan oleh pengurus pihak
atasan. Kuasa dalam organisasi juga akan mengikut rantaian perintah birokrasi.
Berbeza dengan sistem organik di mana ia merupakan struktur yang mendatar dengan
menggunakan hierarki melintang, pasukan berfungsi melintang, formalis rendah, memiliki
rangkaian maklumat yang menyeluruh dan penyertaan yang tinggi dalam membuat keputusan.
Selain itu, individu juga akan bekerja secara berkumpulan dan tidak banyak menerima perintah
dari pihak atasan.
Oleh yang demikian, struktur akan dilihat berdasarkan kepada kedua-dua ciri sistem organisasi
tersebut. Walau bagaimanapun, dalam kajian yang akan dijalankan ini akan lebih menekankan
kepada ciri-ciri sebagaimana berikut :
i. Darjah potensi untuk membuat keputusan di peringkat bawahan dalam organisasi.
ii. Tahap pengetahuan mengenai bidang pengurusan fasiliti di kalangan pekerja.
iii. Tahap profesionalisme kakitangan dalam mengendalikan pengurusan berdasarkan
kepada latar belakang ataupun kepakaran yang bukan dalam bidang khusus.
Kaedah yang akan digunakan dalam mengumpulkan data bagi mencapai objektif pertama ini
adalah dengan menjalankan temu ramah terhadap pekerja atasan dan pekerja bawahan di
institusi perbankan. Ini adalah bagi mengetahui tahap profesionalisme kakitangan dalam
mengendalikan pengurusan berdasarkan kepada latar belakang ataupun kepakaran yang bukan
dalam bidang khusus, tahap pengetahuan mengenai bidang pengurusan fasiliti di kalangan
pekerja serta darjah potensi untuk membuat keputusan di peringkat bawahan dalam organisasi.
Selain itu, pengedaran borang soal selidik juga akan dijalankan terhadap responden yang terdiri
daripada pekerja atasan serta pekerja bawahan dalam institusi perbankan tersebut.
5.3 Mengenalpasti Prestasi Yang Dicapai Dalam Pengurusan Fasiliti
Pengukuran prestasi adalah penting bagi menilai prestasi operasi pengurusan fasiliti sesebuah
bank. Ini akan membantu pihak atasan dalam menyediakan pelan tindakan bagi situasi-situasi
semasa bank. Walau bagaimanapun, prestasi adalah sukar untuk diukur menggunakan satu
kriteria sahaja. Oleh yang demikian, terdapat beberapa statistik yang boleh digunakan dalam
mengukur prestasi bank sebagaimana berikut :
a. Analisis Perbelanjaan
Analisis ini merupakan satu kenyataan yang menunjukkan perbelanjaan bagi sesebuah bank.
Perbelanjaan yang terlibat adalah dari segi perbelanjaan membeli dan menyenggara fasiliti di
bank. Dalam analisis ini, perbelanjaan membeli akan ditolakkan dengan perbelanjaan
menyenggara fasiliti tersebut. Analisis ini selain dapat menunjukkan keuntungan yang diperolehi,
ia juga boleh digunakan untuk menilai keberkesanan pengurusan fasiliti bank.
Menurut Harris & Mongiello (2001), sistem pengawalan pengurusan dan operasi yang dibina
dengan menggunakan pengukuran prestasi dari segi kewangan adalah tidak berapa berkaitan
dengan pencapaian objektif jangka panjang organisasi. Oleh itu, pengukuran prestasi dari aspek
yang lain perlu juga dilaksanakan. Kaedah lain yang boleh digunakan dalam mengukur prestasi
sesebuah bank adalah seperti tahap kepuasan pelanggan dan kekerapan aduan, pendapat dan
pandangan pekerja, pembangunan dan latihan sumber manusia, penandaarasan (benchmarking)
dengan pesaing-pesaing dan sebagainya. Kaedah-kaedah ini bagaimanapun perlu dijalankan
dalam kajian yang berasingan.
Selain itu, orang atau pihak yang berkepentingan dalam organisasi yang terdiri daripada
kumpulan ataupun individu akan memberi kesan langsung terhadap prestasi bagi sesebuah
organisasi. Pihak-pihak tersebut dapat dikelaskan kepada pelanggan, pengurus, pekerja,
pembekal, rakan kongsi, komuniti dan organisasi itu sendiri (Web Services, 2003).
Oleh yang demikian, dalam kajian yang akan dijalankan ini akan menekankan kepada elemen-
elemen prestasi yang telah dinyatakan tersebut. Pengumpulan data juga akan melalui kaedah
pengedaran borang soal selidik serta temu ramah yang dijalankan terhadap responden-
responden yang terdiri daripada pihak pengurus, pekerja serta pelanggan yang mendapat
perkhidmatan daripada institusi perbankan. Data-data tersebut adalah lebih kepada prestasi
semasa pengurusan fasiliti yang dijalankan berdasarkan strategi dan struktur organisasi sedia
ada.
5.4 Mengkaji Hubungan Di Antara Strategi, Struktur dan Prestasi Dalam
Pengurusan Fasiliti
Setelah mencapai objektif pertama sehingga ketiga, data-data yang diperoleh tersebut akan
digunakan bagi mencapai objektif terakhir penyelidikan yang dijalankan. Objektif terakhir ini
merupakan objektif utama penyelidikan di mana hubungan antara strategi dan struktur organisasi
akan dikaji dalam mengesani prestasi pengurusan fasiliti di institusi perbankan.
Pelbagai teori berkaitan dengan hubungan antara strategi, struktur organisasi dan prestasi telah
diutarakan oleh pelbagai sarjana. Antaranya ialah Chandler (1962) yang telah mengkaji
bagaimana syarikat-syarikat di Amerika Syarikat membangunkan strategi mereka pada separuh
pertama abad ke-20. Beliau kemudiannya telah menyatakan dan membuat satu kesimpulan
terhadap bukti-bukti empirikalnya dan menyatakan bahawa perkara paling penting dalam
organisasi adalah ia perlu membangunkan strateginya terlebih dahulu seterusnya baru
memikirkan tentang struktur organisasi yang akan melaksanakan strategi tersebut.
Walau bagaimanapun, sejak 1960an, beberapa pembuat teori organisasi dan pembuat strategi
telah melihat jauh ke hadapan bagaimana jalan terbaik dalam membangunkan strategi. Mereka
menyimpulkan bahawa terdapat dua masalah terhadap konsep meletakkan strategi sebelum
struktur sebagaimana berikut :
i. Terdapat perbezaan yang nyata di antara isi kandungan strategi dan proses di mana
strategi tersebut dilaksanakan.
ii. Adalah tidak benar untuk menggambarkan hubungan strategi dan struktur sebagai
hubungan satu hala sahaja.
Rajah 5.0 menunjukkan dua perspektif hubungan bagi strategi dan struktur organisasi.
Pendekatan Preskriptif
Strategi Struktur
Hubungan
Sehala
Pendekatan Baru
Strategi Struktur
Hubungan
Dua Hala
Sumber : Lynch, 2003.
Rajah 5.0 : Perspektif Bagi Strategi dan Struktur Organisasi
Merujuk kepada Rumelt (1974), terdapat empat hipotesis bagi hubungan antara strategi,
struktur dan prestasi sebagaimana yang dapat ditunjukkan dalam Rajah 6.0 :
Strategi Struktur Prestasi
Struktur Strategi Prestasi
Strat


Use: 0.022